Digitalisierung im TVO – Pflege der eigenen persönlichen Daten und digitale Anmeldung für Neumitglieder

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Liebe Mitglieder,

im April hatten wir Euch unser Digitalisierungsprojekt insgesamt, den Sportision Account und das neue Platzbuchungssystem vorgestellt. Das Platzbuchungssystem wird seit Saisonbeginn eingesetzt. Der Start hat recht gut geklappt. Natürlich müssen wir uns alle noch an das neue System gewöhnen, und ein paar „Kinderkrankheiten“ müssen noch kuriert werden. 

Auf ein Thema möchten wir hinweisen. Es kommt manchmal vor, dass ein Mitglied einen Platz bucht, die Mitspielerin/den Mitspieler aus der Liste auswählt – dann aber einen ganz anderen Namen als Mitspieler/in bestätigt bekommt. Der Grund hierfür: Euer Mitspieler/Eure Mitspielerin hat dem TVO bisher keine Emailadresse angegeben. Im System haben wir für alle „maillosen“ Mitglieder hilfsweise die Email der Geschäftsstelle hinterlegt. Daraus greift sich dann das Buchungssystem einen beliebigen Namen. Deshalb unsere Bitte an Euch: solltet Ihr diese Erfahrung bei einer Buchung machen, dann weist bitte Eure/n Mitspieler/in darauf hin, uns eine Emailadresse anzugeben (an Martin: jugendwart@tv-oberhoechstadt.de). Sobald diese Email in der Mitgliederdatenbank hinterlegt ist, wird es auch bei der namentlichen Zuordnung der gebuchten Mitspieler/innen reibungslos klappen!

Heute möchten wir Euch die nächsten beiden Schritte der Digitalisierung im TVO vorstellen:

1. Pflege der eigenen persönlichen Daten

Wenn Ihr Euch in Eurem persönlichen Sportision Account angemeldet habt, dann seht Ihr rechts oben „Optionen“ und darunter das Kästchen-mit-Stift-Symbol. Wenn Ihr darauf klickt, könnt Ihr ab sofort bei Bedarf Eure Anschrift und oder Eure Telefonnummer selbst aktualisieren. Nur bei Änderungen des Familiennamens, der Email oder der Bankverbindung möchten wir Euch auch in Zukunft bitten, unsere Geschäftsstelle zu kontaktieren.
Solltet Ihr die Mitgliedschaft im TVO beenden wollen, dann könnt Ihr auch das online anfragen über das „Verbotszeichen“ (ebenfalls unter „Optionen“, links). Eine Bestätigung kommt wie bisher von unserer Geschäftsstelle. Im Januar hatten wir Euch eine Hilfestellung „Deinen Sportision Account“ nutzen zur Verfügung gestellt. Diese ist auf unserer Homepage unter Online-Platzbuchung verlinkt. Dort steht jetzt die aktualisierte Version bereit, die nun unter Punkt 5 die oben beschriebenen Hinweise enthält.

2. Digitale Anmeldung für Neumitglieder

Wer sich für eine Mitgliedschaft im TVO interessiert, kann sich ab sofort digital anmelden. Der neue Link zum Anmeldeformular steht an der bekannten Stelle auf unserer Homepage. Damit entfällt ab sofort das Ausdrucken und das handschriftliche Ausfüllen der Anmeldung sowie die händische Eingabe der Daten in unsere Datenbank. Das spart nicht nur Arbeit sondern eliminiert auch mögliche Fehlerquellen.

Wir sind pünktlich gestartet und haben die gesetzten Projektziele vor der geplanten Zeit erreicht. Das gibt es nicht so oft – im TVO aber schon! Deshalb Euch allen ein herzliches Dankeschön für die aktive und erfolgreiche Mitwirkung bei der Digitalisierung unseres Vereins!
Mit sportlichen Grüßen

Euer Vorstand

Der Plan fürs Sommertraining steht!

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Liebe Mitglieder,

herzlichen Dank für das große Interesse am Training in der Sommersaison. Frank Issel hat die Planung abgeschlossen und kann über 200 Teilnehmern ein Training anbieten. Alle angemeldeten TVO-Mitglieder, die ein Trainingsangebot erhalten, sind per Email über ihre Trainingsgruppe und den zugeteilten Trainer informiert worden. Über 95% der Trainingsteilnehmer haben ihr Training innerhalb einer der angegebenen Zeiten bekommen können.

Einen kompletten Trainingsplan werden wir nicht mehr auf unsere Homepage stellen. Falls noch jemand auf der Suche nach der Bestätigungsmail ist, beachtet bitte, dass diese aus der Sportision-Plattform versandt wurde (siehe Bild). 

In den Trainingsplan integriert sind vier Mannschaftstrainings, Damen 40, Herren 40 und zwei Termine für die Jugendmannschaften, die im Wechsel zugeordnet werden. Für die Teilnehmer der Mannschaftstrainings wurden keine einzelnen Bestätigungsmails versandt. Die Kommunikation läuft hier über Silke, Daniel und Martin.
Wenn noch Fragen zum Sommertraining bestehen, könnt Ihr gerne Frank am Samstag bei der Saisoneröffnung ansprechen. Er wird ab ca. 14:15 auf der Anlage sein (Trainingsende des Wintertrainings um 14:00 in der Halle). Martin ist von 12:00 bis 15:00 auf der Anlage und unterstützt zusätzlich gerne bei allen Fragen zu Sportision.

Mit sportlichen Grüßen

Euer Vorstand

 

Digitalisierung im TVO – Dein Account und das neue Platzbuchungssystem im TVO

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Liebe Mitglieder des TVO,

kürzlich hatten wir unser TVO-Digitalisierungsprojekt vorgestellt. Parallel wurden alle Mitglieder von der Geschäftsstelle angeschrieben und über die Einrichtung eines Sportision Accounts informiert. Familien und Paare, bei denen einzelne Emailadressen in unserer Mitgliederdatenbank entweder fehlten oder mehrfach verwendet wurden, wurden einzeln angeschrieben und über den jeweiligen Handlungsbedarf informiert. Viele Fragen konnten schon geklärt werden. Ein herzliches Dankeschön an dieser Stelle für die gute und zügige Mitarbeit. Ganz viele neue  Emailadressen wurden bereits in die Mitgliederdatenbank eingepflegt und noch mehr Sportision Accounts wurden von Euch bereits erstellt. 

Mitglieder, die noch Emailadressen melden und/oder Sportision Accounts anlegen müssen, sollten dies möglichst rasch tun. Nur so ist sichergestellt, dass Ihr zu Saisonbeginn Plätze buchen oder als Mitspieler eingetragen werden könnt! 
Eine Anleitung zur Erstellung eines Sportision Accounts hattet Ihr bereits per Mail erhalten und Ihr findet Sie jetzt auch auf unserer Homepage. Heute stellen wir Euch ein neues Dokument zur Verfügung, in dem illustriert wird, welche Informationen in der Ansicht Deines Accounts stecken, und welche Aktionen von dort ausgeführt werden können.
Im nächsten Schritt geht es um das neue Platzbuchungssystem auf der Sportision Plattform. Ihr werdet sehen, dass die Funktionalität ganz ähnlich ist wie in ebusy, und dass viele Schritte der Platzbuchung in bekannter Weise ablaufen. Auch die Buchungsregeln bleiben unverändert, denn sie beruhen ja auf unserer Spiel- und Sportordnung. 
Alle aktiven TVO-Mitglieder, die einen Sportision Account angelegt haben, können eine Platzreservierung vornehmen. Der/die Mitspieler werden aus dem Mitgliederverzeichnis ausgewählt bzw. als Gast eingegeben. 

Das neue Buchungssystem gilt ab Saisonbeginn. Damit Ihr Euch mit dem neuen System vertraut machen könnt, ist der Zeitraum vom 17. Bis 21. April für Testbuchungen freigeschaltet. Aber Achtung: auf unseren Plätzen darf in diesem Zeitraum noch nicht gespielt werden – die Buchungen dienen nur zu Übungszwecken! Gemäß unseren Buchungsregeln darf höchstens 72 Stunden im Voraus gebucht werden. Testreservierungen können also ab 14. April eingegeben werden. Probiert mal aus, wie eine Buchung erstellt, geändert oder gelöscht werden kann. Während der Testphase ist das Buchungssystem so konfiguriert, dass alle Namen sichtbar sind. Das macht es leichter, das System mit mehreren Familienmitgliedern oder Freunden gemeinsam auszuprobieren. Später werden wir das System so konfigurieren, dass nur die Namen in der eigenen Buchung sichtbar sind.
Auf die TVO/Sportision Webseite gelangt Ihr über diesen Link:
https://sportision.de/club/tv-oberhochstadt-1
Die neue Platzbuchung und alle Anleitungen werden wir natürlich auch auf der TVO-Homepage verlinken. Wenn Ihr noch Fragen habt, wendet Euch gerne an Martin
(jugendwart@tv-oberhoechstadt.de oder, z.B. per WhatsApp, 0172 6119253). 
Vielleicht habt Ihr es in unserem Terminkalender gesehen: am 29. April ist die Saisoneröffnung geplant. Auch an diesem Tag werden Steffi, Martin und andere Vorstandsmitglieder mit Rat und Tat für Fragen rund um das Digitalisierungsprojekt zur Verfügung stehen.
Euer Vorstand

Digitalisierung im TVO – wichtiges Thema für die nächsten Wochen

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Liebe Mitglieder des TVO, 

Mitgliedsanträge werden von Hand ausgefüllt und gelangen auf unterschiedlichen, manchmal sehr langen Wegen zur Geschäftsstelle, werden dort nochmals von Hand eingegeben. Mitgliederlisten werden (1) in der Vereinsverwaltung, (2) in eBuSy, (3) für den Newsletter geführt und (4) zusätzlich zu jeder Trainingsanmeldung erstellt – ebenfalls von Hand.

Diese über Jahre entwickelte und wenig transparente Situation wollen wir beenden. Unsere Vereinsadministration soll digitalisiert werden und persönliche Daten an einer Stelle gespeichert werden, wo sie zudem unter direkter Kontrolle des jeweiligen Mitglieds stehen. Seit geraumer Zeit haben wir uns am Markt schlau gemacht, welche Lösungen angeboten werden. Schließlich haben wir uns für Sportision entschieden, einem auch vom Hessischen Tennis-Verband empfohlenen Softwareanbieter mit Servern in Frankfurt, der sich explizit auf die europäische Datenschutz-Grundverordnung in deutscher Rechtsauslegung verpflichtet.

Dieses Projekt haben wir mit der Tennisschule Frank Issel besprochen, die sich für die Trainingsplanung ebenfalls für Sportision entschieden hat. Der Vorteil für unsere Mitglieder liegt auf der Hand: eine Software-Plattform bedient sowohl die Trainings- oder Camp-Anmeldungen, als auch die Platzbuchung und die Mitgliederverwaltung. Diejenigen, die sich für die Ostercamps und/oder das Sommertraining angemeldet haben, wissen es bereits: Frank ist uns einen Schritt voraus und hat Sportision schon implementiert.

Im TVO sind wir aber nicht nur auf dem Tennisplatz ambitioniert. Unser sportlicher Ehrgeiz gilt genauso der Digitalisierung. So wollen wir nach Möglichkeit die Platzbuchung zu Saisonbeginn auf Sportision starten und die Mitgliederverwaltung im Juni „live“ setzen. Unsere Vorbereitungen sind weit fortgeschritten. Alle Verträge sind fertiggestellt und unterzeichnet, die Tennisschule hat die 100% Projektfortschritt bereits erreicht. Die Platzbuchung läuft gerade in einer Testphase bei verschiedenen Vorstandsmitgliedern und beim Modul Mitgliederverwaltung haben wir die 50%-Zielerreichung hinter uns gelassen.
Jetzt ist der Zeitpunkt gekommen, an dem wir Eure Unterstützung benötigen. Zur Identifizierung in Sportision und der individuellen Freischaltung der Rechte z.B. zur  Platzbuchung und später zur Verwaltung der persönlichen Daten muss jedes Mitglied einen Sportision Account mit einer persönlichen Emailadresse anlegen. Die Erstellung dieses Accounts ist selbstverständlich kostenlos, mit keinerlei Verpflichtungen verbunden, und darüber hinaus wirklich sehr einfach. 

Alle Mitglieder erhalten in diesen Tagen eine Email mit Erläuterungen und einer kleinen Anleitung zur Erstellung des Accounts. Ähnliche Anleitungen werden wir im Laufe der nächsten Wochen zu den verschiedenen Bausteinen von Sportision bereitstellen. Niemand wird allein gelassen. Wir bieten Hilfe und Unterstützung an. Innerhalb des Vorstands hat Martin die Projektkoordination übernommen. Deshalb seid bitte nicht überrascht, wenn Ihr zeitnah mit unserem Jugendwart auch dann in Kontakt seid, wenn Ihr keine Jugendlichen im
Verein habt….

Vielleicht habt Ihr es in unserem Terminkalender gesehen: am 29. April ist die Saisoneröffnung geplant. Auch an diesem Tag werden Steffi, Martin und andere Vorstandsmitglieder mit Rat und Tat für Fragen rund um das Digitalisierungsprojekt zur Verfügung stehen.

Lasst es uns also angehen – der Schritt ist eigentlich schon längst überfällig….

Euer Vorstand

Sommertraining für TVO-Mitglieder – Anmeldungen ab sofort möglich!

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Liebe Mitglieder,

die Tennisschule Frank Issel hat die Anmeldung für das Sommertraining 2023 freigeschaltet. Trainingsbeginn ist der 2. Mai, Trainingsende der 23. September. Am Pfingstmontag und während
der Sommerferien wird nicht trainiert. An Himmelfahrt und Fronleichnam findet Training statt. Details zu den daraus resultierenden Trainingsstunden und den Gebühren findet Ihr direkt im
Anmeldeformular.

Anmeldeschluss ist der 8. April.

Wie bereits bei den Ostercamps, arbeitet die Tennisschule bei der Anmeldung mit Sportision zusammen, einem Anbieter für digitale Lösungen speziell im Tennisbereich, der u.a. vom Hessischen
Tennisverband gefördert wird. Auch als TVO werden wir den Weg der Digitalisierung der Vereinsverwaltung mit Sportision vorantreiben.

Mit dem nachfolgenden Link gelangt Ihr zu der Website der Tennisschule. Unter „Saisonanmeldungen“ findet Ihr das Sommertraining 2023. Ihr könnt die Anmeldung mit der Erstellung eines (kostenlosen) Sportision-Accounts beginnen. Das kann die Verwaltung von mehreren Anmeldungen z.B. innerhalb einer Familie und den Informationsaustausch erleichtern. Dies ist aber völlig jedem einzelnen Mitglied überlassen. Ihr könnt Eure Trainingsannmeldungen selbstverständlich auch als Gast ohne Sportision-Account durchführen.

https://sportision.de/club/tennisschule-frank-issel-2

Wenn Ihr Eure Trainingsanmeldung abgeschlossen habt, erhaltet Ihr automatisch eine Bestätigungsemail an die von Euch im Sportision Account oder bei der Gastanmeldung angegebene Emailadresse. Nur wenn diese Einschreibebestätigung von Sportision bei Euch angekommen ist, ist Eure Anmeldung registriert! Also achtet bitte auf den Eingang der Bestätigung.

Hier noch ein Hinweis zu den Ostercamps: Die Anmeldung zu den Camps ist bereits geschlossen. Sollte die eine oder der andere von Euch noch Interesse bekommen, wendet Euch bitte per WhatsApp direkt an Frank Issel (0170/8600881). In einigen Camps sind noch Plätze verfügbar.

Mit sportlichen Grüßen

Euer Vorstand

(Vorläufiger) Veranstaltungskalender 2023

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Liebe TVO-Mitglieder,

nur noch wenige Wochen bis zum Start in die neue Saison!

Die aktuell geplanten Termine für die Saison 2023 findet Ihr in unserem Veranstaltungskalender.

Ihr wollt nichts verpassen? Dann schaut in unsere Neuigkeiten und meldet Euch gleich zum TVO-Newsletter an.

Mit sportlichen Grüßen

Euer Vorstand

Mitgliederversammlung am 09.03.2023

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Liebe TVO-Mitglieder,

zur diesjährigen ordentlichen Mitgliederversammlung am

   Donnerstag, den 09. März 2023 um 19.00 Uhr im Clubhaus des TVO, Schöne Aussicht 21, Kronberg

möchten wir Sie ganz herzlich einladen.

Die Tagesordnungspunkte entnehmen Sie bitte Ihrer separaten Einladung. Ergänzungsanträge der Mitglieder zur Tagesordnung müssen satzungsgemäß bis spätestens eine Woche vor der Mitgliederversammlung, d.h. bis zum 02.03.2023, beim 1. Vorsitzenden (Tennisverein Oberhöchstadt, Schöne Aussicht 21, 61476 Kronberg oder per E-Mail an die Geschäftsstelle unter geschaeftsstelle@tv-oberhoechstadt.de) schriftlich eingereicht werden.

Über ihre Teilnahme freuen wir uns.

Mit sportlichen Grüßen

Florian Bauer
1. Vorsitzender

Ostercamps – Anmeldungen ab sofort möglich!

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Liebe Mitglieder,

die Tennisschule Frank Issel wird in den Osterferien Camps zur Saisonvorbereitung anbieten, für Jugend und für Erwachsene. Das ist ein neues Konzept im TVO und wir sind gespannt, wie das Angebot angenommen werden wird. Die Camps werden im Tennispark Steinbach stattfinden, in allen drei Ferienwochen, jeweils Dienstag-Mittwoch-Donnerstag. Für Kinder und Jugendliche wird es ein Camp von 14:00-16:30 Uhr geben und ein Camp von 16:30-19:00 Uhr, jeweils auf 2 Tennisplätzen.
Die maximale Teilnehmerzahl ist 12 (höchstens 6 Teilnehmer pro Tennisplatz). Für Erwachsene wird es in jeder Woche ein Camp auf einem Tennisplatz geben, jeweils von 19:00-21:00 Uhr. Hier werden drei bis vier Teilnehmer je Camp zugelassen. Die Gebühren betragen für alle Camps jeweils 150 € pro Teilnehmer. Dieser Betrag schließt die Platzgebühren in der Tennishalle ein. Anmeldeschluss ist der 8. März.

Und noch etwas ist neu. Während wir in den zurückliegenden Jahren die Anmeldungen mit „handgestrickten“ Google-Formaten abgewickelt haben, arbeitet die Tennisschule nun zum ersten Mal mit Sportision zusammen, einem Anbieter für digitale Lösungen speziell im Tennisbereich, der u.a. vom Hessischen Tennisverband gefördert wird. Auch als TVO werden wir den Weg der  Digitalisierung der Vereinsverwaltung mit Sportision vorantreiben. Mit dem nachfolgenden Link gelangt Ihr zur Camp-Anmeldung bei der Tennisschule. Ihr könnt diese mit der Erstellung eines (kostenlosen) Sportision-Accounts beginnen. Das kann die Verwaltung von mehreren Anmeldungen z.B. innerhalb einer Familie erleichtern. Dies ist aber völlig jedem einzelnen Mitglied überlassen.

Ihr könnt Eure Camp-Anmeldungen selbstverständlich auch als Gast ohne Sportision-Account durchführen.
https://sportision.de/club/tennisschule-frank-issel-2

Da die Tennisschule in 3 Ferienwochen jeweils 2 Jugendcamps und ein Camp für Erwachsene anbietet, gibt es insgesamt 9 Anmeldeoptionen. Diese sind auf der Website leicht identifizierbar. Stellt also bitte sicher, dass Ihr das Anmeldefenster zu dem Camp öffnet, an dem Ihr/Euer Kind teilnehmen möchte (Mehrfachanmeldungen sind möglich soweit Plätze verfügbar sind):
  • Camp 1: Jugend, 04.-06. April, 14:00-16:30 Uhr
  • Camp 2: Jugend, 04.-06. April, 16:30-19:00 Uhr
  • Camp 3: Erwachsene, 04.-06. April, 19:00-21:00 Uhr
  • Camp 4: Jugend, 11.-13. April, 14:00-16:30 Uhr
  • Camp 5: Jugend, 11.-13- April, 16:30-19:00 Uhr
  • Camp 6: Erwachsene, 11.-13. April, 19:00-21:00 Uhr
  • Camp 7: Jugend, 18.-20. April, 14:00-16:30 Uhr
  • Camp 8: Jugend, 18.-20. April, 16:30-19:00 Uhr
  • Camp 9: Erwachsene, 18.-20. April, 19:00-21:00 Uhr.

Wenn Ihr Eure Camp-Anmeldung abgeschlossen habt, erhaltet Ihr automatisch eine Bestätigungsemail an die von Euch in der Anmeldung angegebene Emailadresse. Nur wenn diese Einschreibebestätigung von Sportision bei Euch angekommen ist, ist Eure Camp-Anmeldung registriert! Also achtet bitte auf den Eingang der Bestätigung. Sollte ein von Euch gewähltes Camp bereits ausgebucht sein, so lässt sich die Anmeldung nicht abschicken und auf dem Eingabebildschirm erscheint oben ein rot unterlegtes Fenster „maximale Teilnehmerzahl erreicht“. Allen, die teilnehmen werden, wünschen wir schon heute viel Spaß!

Und zum Schluss noch zwei wichtige Informationen für alle, die am aktuellen Wintertraining teilnehmen und/oder am Sommertraining interessiert sind:
  • Wegen der Planung der Camps hatte die Tennisschule die Platzgebühren für die Osterferien aus der Kalkulation des Wintertrainings herausgenommen. Deshalb stehen die Plätze den Trainingsteilnehmern in den Osterferien nicht zum freien Spiel zur Verfügung!
  • Nach den Osterferien findet die letzte Woche des Wintertrainings (24. – 29. April) in der Tennishalle statt. Ab Mai wird dann im Sommertrainingsplan wieder auf unserer Anlage trainiert. Das Sommertraining wird separat angekündigt werden. Anmeldungen werden voraussichtlich ab 3. März möglich sein.
Mit sportlichen Grüßen
Euer Vorstand